Surfen mag in KMO, niet in groot bedrijf.

Vandaag verschijnt er een artikel in Het Nieuwsblad waarvoor men me wat vragen gesteld heeft. Het handelt over een onderzoek dat uitwijst dat er in kmo's zelden surfbeperkingen worden opgelegd, en in grotere bedrijven wel. Ik kan dit alleen maar beamen als ik naar de beperkingen bij m'n eigen klanten kijk. Volgens mij is de reden dat hoe groter een bedrijf, hoe groter het budget hiervoor. Meestal is er dan ook iemand van het personeel die de tijd en de opdracht heeft dit op te volgen, hiermee bezig te zijn, en een policy uit te werken. Verder heeft een groter bedrijf ook een eigen IT-dienst, en deze kunnen zich hier dagdagelijks mee bezig te houden om dit te finetunen. Want wanneer je start met blokkeren moet je ook regelmatig sites deblokkeren die werknemers nodig hebben voor hun job. Bij kleinere bedrijven speelt de kost vaak, er zijn goedkope manieren om sites voor iedereen te blokkeren, maar dat wil de baas dan meestal niet. Hieronder kort welke de mogelijkheden zijn om internettoegang te blokkeren:

• Je blokkeert een pc volledig van het internet. Dit is de goedkoopste oplossing, mail en dergelijke werkt wel nog, maar er kan naar geen enkele website worden gesurft. Dit kan per pc ingesteld worden.
• Je blokkeert een aantal specifieke sites zoals vb Facebook, en protocollen zoals vb MSN. Dit is een vrij goedkope oplossing, maar is meteen voor alle pc's binnen het bedrijf van toepassing.  Oook de zaakvoerder kan beperkt op internet, en m'n ervaring leert dat ze daar niet van houden, niet zo populair dus.
• Je blokkeert een aantal specifieke sites niet. Even goedkoop als bovenstaande, maar hierbij blokkeren we per definitie alles. Enkel specifieke sites nodig voor het uitvoeren van de job zijn toegankelijk. Combinatie van de eerste en deze oplossing zijn mogelijk.
• Je koopt software aan waarmee je alle kanten uit kan. Met deze software kan je per gebruiker of per pc andere rechten instellen. Je kan eventueel instellen dat bepaalde personen overdag niet op internet mogen, of enkel op specifieke sites, maar tijdens de middagpauze en na de werkuren onbeperkt op internet mogen. Deze software is meestal ook intelligent in die zin dat je kan blokkeren op categorieën zoals porno, spelletjes, social media, streaming media,... Deze software heeft geupdate lijsten van zulke websites. Deze software is een investering, maar je betaalt per gebruiker, dus de investering is eigenlijk dezelfde voor een groot bedrijf als voor een KMO.

Mijn persoonlijke mening is dat je ergens een gulden middenweg moet vinden tussen vlot werken en beperkingen opleggen. Wanneer je teveel blokkeert komen de werknemers vaak websites tegen waar ze eigenlijk op moeten kunnen maar die geblokkeerd zijn. Af en toe zal er dan wel eens een site tussen zitten waar ze eigenlijk niet op moeten tijdens de werkuren, maar toch op kunnen. In zulke gevallen moet je je werknemers wat vertrouwens dat ze hier geen misbruik van maken, en is er nog steeds de sociale controle.

Ben je zelf op zoek naar een oplossing voor je bedrijf? Contacteer ons dan vrijblijvend.

Betaaltermijnen

De crisis heeft de termijn waarop facturen voldaan worden zeker niet korter gemaakt. Waar de gemiddelde betaaltermijn vroeger zo'n 27 dagen was loopt dit nu eerder op naar 40 à 45 dagen. Dit lijkt mee te vallen, maar de bedrijven die er het langst mee wachten zijn vaak ook de grotere bedrijven, dus ook grotere klanten en dan spreken we vaak over grotere bedragen. In deze gevallen loopt de termijn soms op naar 60 of zelf 90 dagen.

Binnen Avocom respecteren we normaalgezien een betaaltermijn van 30 dagen, tot voor kort althans. Het valt ons enorm op, in positieve zin, wanneer een klant meteen z'n factuur voldoet. Daarom hebben we besloten dit ook te doen. We gaan niet alle dagen de binnenkomende facturen betalen, dit zou teveel tijd vragen, maar we streven er wel naar dit wekelijks te doen, en tevens niet langer te werken met uitvoeringsdatums in de toekomst. Een ingeboekte factuur is een betaalde factuur vanaf nu.

Dit zal ons weliswaar wat euro's aan intresten schelen op jaarbasis, maar bij de leveranciers gekend staan als een vlotte betaler is ons meer waard. En moesten wat meer bedrijven zo redeneren kan de gemiddelde betaaltermijn in België misschien wat dalen, en wordt de druk naar grotere bedrijven opgevoerd om ook sneller te betalen.

Illegale software in uw KMO

Laatst was ik aanwezig op een Unizo-sessie over 'Goed softwarebeheer in uw KMO', de titel dekt de lading niet helemaal, want het ging voornamelijk over illegale software in uw KMO. De voornaamste spreker was dan ook iemand van BSA. BSA of de Business Software Alliance is een organisatie die softwarepiraterij bestrijdt in naam van enkele grote softwarefabrikanten zoals Adobe, Apple, Autodesk, Microsoft, Symantec, ...
Naast hun taak van informeren, wat ze hier kwamen doen, zijn zij het ook die de invallen doen bij bedrijven. Ze controleren of je illegale software hebt en indien dit het geval is, kan je beboet worden.

Die boetes zijn niet van de minste, uit hun statistieken blijkt dat dat zo'n 25% van de bedrijven illegale software heeft, en de bedrijven die betrapt worden betalen gemiddeld 66.000 euro. Een groot bedrag, maar met een korrel zout te nemen, er zitten een aantal grote vissen tussen die dit bedrag nogal naar boven halen. Naast een boete betaal je gemiddeld 300% van de aankoopwaarde van de software. Is dit het jou waard?

Het gevaar van illegale software is niet enkel deze boete, maar in illegale software schuilt vaak ook nog eens spyware en virussen en je hebt geen recht op support en/of updates.

Wat tevens opvalt is dat men in veel gevallen onbewust illegale software gebruikt, je koopt een upgrade versie aan terwijl je de vorige versie niet had, of je installeert een studenten-licentie in plaats van één voor commercieel gebruik. Zo is bijvoorbeeld veel gratis software die je op internet kan downloaden, enkel gratis voor particulier gebruik maar niet voor commercieel gebruik. Ook komt veel software binnen door werknemers die, al dan niet bewust, illegale software installeren. Niettegenstaande dat de werknemer het installeert, ben je als zaakvoerder steeds aansprakelijk.

Hoe zit het in jouw bedrijf? Hoe gaan jullie om met software, en ben je zeker dat alles in orde is?
Wij doen vaak audits voor nieuwe klanten, en ook bij bestaande klanten doen we geregeld een checkup en zorgen we dat alles in orde is.
Twijfels? Neem even contact op en we komen ook bij jou langs.

Data encryptie.

Het is een feit dat meer en meer werkgerelateerde documenten en bedrijfsdata in digitale vorm mee naar huis of op locatie genomen worden. Dit brengt met zich mee dat er een grotere kans is op diefstal of verliezen van deze data. Onlangs vroeg een klant wat hij hier tegen kon doen?

Er zijn een aantal zaken die je kan doen, en de belangrijkste ervan is zorgen dat je personeel weet hoe correct om te gaan met belangrijke of confidentiele data, anders hebben de volgende oplossingen weinig zin: De eerste is hardware aankopen met ingebouwde encyptie. Er zijn tal van USB flash drives en andere te vinden waarvan alle data geëncrypteerd is. Toegang tot de data kan via een wachtwoord of via een biometrische beveiliging zoals vingerafdrukherkenning. Voordeel van deze is dat alle data automatisch geëncrypteerd is, nadeel is dat de kostprijs hoger ligt dan een standaard usb flash drive, en dat je je moet houden aan die drives. Een andere mogelijkheid is om via software zelf drives en andere te encrypteren. De software die ik in dit geval gebruikt heb is de gratis open-source software genaamd True Crypt. Voordeel van deze is dat je zowel USB flash drives als externe harde schijven kan encrypteren. Ook kan je met deze software een zogenaamde traveller disk aanmaken, wat ervoor zorgt dat je geen extra software dient te installeren indien je de flash drive op een andere pc wil openen.

Wat ook aan te raden is is om een deel van de harde schijf op je notebook te encrypteren. Ik kom regelmatig klanten tegen die er vanuit gaan dat niemand op hun pc kan omdat ze gebruik maken van een Windows wachtwoord. Laat ons eerlijk zijn, zo'n wachtwoord is als wat een slot is voor een slotenmaker. Een beetje een goeie IT-er is op enkele minuten binnen. Enkel goed genoeg dus om nieuwsgierigen buiten te houden. Door de map waar je werkdocumenten instaan te encrypteren ben je meteen correct beveiligd, en kan hier in geval van diefstal of verliezen niet zomaar iedereen aan.

Service.

Hoe kan het eigenlijk dat zoveel bedrijven blijven bestaan ondanks de erbarmelijke service die ze bieden? Dit is wat ik me vandaag afvroeg.

Het kan zijn dat ik best een moeilijk mens ben, en wel wat service verwacht maar sommige bedrijven doen zelf geen poging. Oké, het kost heel wat mankracht en dus ook geld om een goeie service te bieden, maar waarom pikken we dit? Omdat we niet beter weten?

Enkele voorbeelden uit mijn leven:

• Telenet heeft bij elke aanpassing aan je abonnement of situatie moeite om een correcte factuur te sturen.
• Opnieuw Telenet, beantwoord zelden supportaanvragen via email, dit terwijl ze je aanraden om te mailen.
• Bedrijven die je mailt en waar je meteen bericht krijgt binnen de 24u antwoord te mogen verwachten sturen nooit terug.
• Ik heb tal van leveranciers die enkel telefonisch te bereiken zijn voor hun grote klanten met een immense omzet, de rest moet het maar via mail doen.
• Leveranciers die geen telefoonnummer hebben, of die een betaalnummer hebben maar nooit opnemen, en het eveneens nalaten terug te mailen.

En telkens ik weer 20 minuten aan de lijn gehangen heb zonder resultaat vraag ik me weer af hoe zoiets kan en waarom we dit pikken.

Iedereen verwacht natuurlijk iets anders van service, en we zullen bij Avocom ook wel klanten hebben die niet 100% tevreden zijn van onze service,  maar ik durf er m'n hand voor in het vuur steken dat dit over kleine zaken gaat waar we ook onze lessen uit trekken. Klanten terugbellen, snel proberen weermailen, correcte info doorgeven, na verkoop of na een interventie informeren of alles in orde is,... Het kost inderdaad wat geld en tijd, maar ik ben ervan overtuigd dat m'n klanten dit op prijs stellen. En ook al verwacht ik niet van iedereen dat ze hun klanten zo behandelen, dit hoeft ook niet, maar veel bedrijven mogen toch wel werk maken van hun service.

Avocom gaat internationaal.

Na wat samenwerken met onze noorderburen in Nederland ben ik het deze keer wat verder gaan zoeken, onlangs mocht ik voor een opdracht tien dagen naar het buitenland, meer bepaald Nigeria.

De opdracht hield in twee fabrieken van een belgisch bedrijf te bezoeken, om er een algemeen onderhoud uit te voeren en te helpen met wat grotere projecten. Beide fabrieken hebben hun eigen IT-dienst, maar de opleiding daar is niet te vergelijken met die van hier. Het was dus de bedoeling ze wat zaken bij te leren, en te helpen bij het uitrollen van onderandere een nieuwe backup systeem. Ze gebruiken daar dezelfde hard- en software als hier, dus in dat opzicht was er weinig bij te leren, al heb ik wel wat opgestoken over fiber- en sattelietverbindingen. Deze laatste wordt daar zo goed als overal gebruikt voor de internetverbindingen.

En verder is het natuurlijk een ervaring op zich en zeker iets om nog te doen. Niet alle weken, want m'n klanten hier zouden niet meer correct geholpen worden, maar als iemand eens een opdracht in het buitenland heeft geef je maar een seintje ;-)

Hp officejet 7410 en Windows SBS 2003.

Gisteren bij de oplevering van een server bij een klant slaagden we er maar niet in de netwerkprinter te installeren.
Na vandaag nog even te prutsen gaf elke mogelijke driver de melding dat SBS 2003 niet compatibel was. De wanhoop nabij kwam ik op de site van HP terecht en was daar de mogelijkheid om te chatten met een technieker. Deze bevestigde vrijwel meteen dat er geen software ondersteuning is voor SBS 2003 maar dat er een alternatieve methode is:
Je installeert een nieuwe printer op de LPT1 poort, en kiest als driver voor de HP Deskjet 990C. Hierna wijzig je de poort van deze printer in een TCP/IP poort met het correct IP. Probleem opgelost.

Drie mogelijkheden als je met een gelijkaardig probleem zit:
- gebruik de bovenstaande methode
- contacteer ons
- neem contact op met een HP online technieker

Office 2007 bestanden.

Ik heb het er al eens over gehad op m'n persoonlijke blog, maar blijkbaar hebben nog steeds veel mensen hier problemen mee.

Bestanden gemaakt in Office 2007 worden opgeslaan in een ander bestandsformaat dan bij Office 2003. Dit maakt dat gebruikers van een oudere office versie deze bestanden niet kunnen openen. Geen nood echter om naar de winkel te lopen op zoek naar Office 2007. Microsoft heeft een stukje software uitgebracht waarmee deze bestanden zonder probleem te openen zijn.

"Compatibiliteitspakket voor Microsoft Office Word, Excel en PowerPoint 2007-bestandsindelingen." 

Hiermee is het mogelijk bestanden die in office 2007 gemaakt en opgeslagen zijn te openen, editeren en op te slaan in office 2003.

Voor iedereen die nog niet wil overschakelen zeker een aanrader.

Malafide domeinnaamregistreerders.

Het is een probleem van deze tijd, domeinkaping, facturen van onbekende bedrijven voor een domein die je reeds in je bezit hebt via een andere registrar, enz..

De laatste tijd doen de malafide bedrijven wat meer hun best, regelmatig krijgen we telefoon van klanten die gecontacteerd zijn met de melding dat hun domein met een .eu .info .com of welke extensie dan ook op het punt staat geregistreerd te worden door een ander. Tegen een te hoog bedrag bieden ze aan dit te verijdelen en krijgt u het domein zelf in handen. En het is niet alleen ons opgevallen, maar ook UNIZO stuurt een waarschuwing de deur uit.

Weet dat de prijs van een domein, afhankelijk van waar je het aankoopt, schommelt tussen 10 en 30 euro, bij alle prijzen hierboven mag je al eens nadenken of het nog wel een eerlijke prijs is.

Avocom werkt samen met partner CR Solutions en kan u zo domeinen bieden vanaf 12,4 euro. 

Kostelijke oplossing.

Onlangs was ik in gesprek met iemand die een nogal kostelijk oplossing voor haar probleem gevonden had. De situatie is al volgt: twee vaste pc's een een notebook in het huishouden dit in combinatie met een standaard telenet internet abonnement die twee pc's toelaat.
Drie pc's en een internet abonnement die maar twee pc's toeliet, dat was een probleem, en als oplossing heeft men voor de notebook een Proximus Vodafone Life abonnement aangeschaft.
Kostprijs van deze oplossing bedraagt, 50 euro per maand ofte 600 euro per jaar. Werkt perfect en iedereen is tevreden, echter kan zoiets opgelost worden met een eenvoudige router die eenmalig 50 euro kost.

Dit voorbeeld om aan te tonen dat iemand die uw IT-belangen behartigt niet noodzakelijk geld moet kosten. In veel gevallen stellen wij een hoop kosten- en milieubesparende maatregelen voor.
- een netwerk laserprinter in plaats van ieder een aparte inkjetprinter
- manieren om vlot van thuis te werken, wat regelmatig een rit naar kantoor kan besparen
- een centrale fileserver met centrale backup waardoor je je geen zorgen meer hoeft te maken, en ook niet voor elke pc apparte backup hard- en software nodig hebt
- ...

Maar het gaat verder dan dit, ook het automatiseren van handelingen zoals verwerken van bestellingen via je website, tips voor het efficient gebruik van email of andere communicatietools binnen de onderneming, het adresboek gebruiken om een mailing uit te voeren in plaats van alles manueel over te nemen...

Wacht niet tot er effectief problemen zijn, maar laat ons op voorhand al eens kennis maken met je onderneming, wie weet hebben we voor jou ook een pak tips!